Un plan de reprise et de relance de l’activité a été élaboré en deux phases:
- Flexibilité des conditions générales avec notamment un système d’annulation et de modification plus souple
- Adaptations des espaces pour respecter la distanciation obligatoire et les mesures de sécurité et élaboration d’un guide référentiel à destination des organisateurs des événements.
- Des nouvelles normes sanitaires, des protocoles internes respectant toutes les mesures et dispositions en vigueur ont été établis: système d’air conditionné utilisant 100 % d’air frais sur tout le site, nombre de places disponibles dans les salles ajusté pour garantir la distanciation sociale. Installation de séparations en plexiglas dans les cabines de traduction, redéfinition des portes d’accès pour une meilleure organisation des flux d’entrée-sortie, installation d’un marquage au sol et de cordes de guidage pour assurer la fluidité des déplacements, de stations de gel hydro alcoolique aux principaux accès des bâtiments et devant les salles, de protections en plexiglas à chaque comptoir d’accueil situés aux entrées principales ainsi qu’au vestiaire, adaptation de la fréquence de nettoyage et de désinfection avant, pendant et après les évènements, affichage des normes à respecter aux différentes entrées et devant les salles, réadaptation de l’offre de restauration évènementielle en cohérence avec les exigences du label luxembourgeois «Safe to serve»
- Développement des équipements techniques et technologiques: parallèlement aux réaménagements, des équipements techniques et audio-visuels présents dans les salles ont été développés pour pouvoir faciliter l’organisation d’évènements hybrides ou virtuels.
L’ECCL met à disposition des systèmes pour permettre:
- Les visio-conférences
- Le Streaming
- La retransmission vers des salles d’écoute.
Un studio de webdiffusion a été créé afin de permettre l’organisation des évènements hybrides ou totalement virtuels: webinars, congrès virtuels, présentations digitales, etc… Le studio de l’ECCL représente désormais une solution clé en main qui garantit à tout type de clients une expérience visuelle et technologique de la plus haute qualité. Depuis septembre, l’activité a largement reprit avec notamment une version «phygitale» d’un de ses évènements phares comme l’ICT Spring, le Farad Finance Forum ou encore des réunions ministérielles. Du 1 er au 3 novembre 2020, l'European Convention Center Luxembourg a eu l'honneur d'accueillir le Hub régional Nord Européen du 59ème Congrès de ICCA (International Congress and Convention Association) organisé en collaboration avec le Luxembourg Convention Bureau GIE (LCB).
Aujourd’hui trois types d’événements sont organisé à l’ECCL: présentiel, hybride et virtuel.
En présentiel: 68 évènements maintenus en 2020 et 22* évènements maintenus en 2021
Hybride: six évènements en 2020 et huit* évènements en 2021
Virtuel: quatre évènements en 2020 et quatre* évènements en 2021
Grâce à la flexibilité de ses espaces et pour répondre aux nouvelles exigences, différents forfaits ont été élaborés permettant l'organisation d’événements en toute confiance dans des salles spacieuses etréaménagées pour respecter la distanciation sociale:
- Easy Event Package Plus
- Xs Meeting Safe
- Easy Business Seminar Package
- Easy Shooting Package
- Easy Event Package
La conférence de presse virtuelle s’est terminée avec des prévisions pour le court et le moyen terme, avec notamment les résultats d’étude qui mettent en avant le besoin de «se retrouver» pour des événements en présentiel, et le développement des réunions hybrides. Les questions (green, rapport qualité/prix et flexibilité) resteront des points essentiels pour attirer des événements au Luxembourg. C.
*au 25.05.21
